Ce glossaire a pour but de regrouper différents termes propres à la gestion des documents dans une institution comme l’INRS. Si un doute persiste quant à la signification d’un de ces termes, n’hésitez pas à contacter le Service des archives et de la gestion documentaire.
A
Actif informationnel
Tout document défini au sens de l’article 3 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LRQ, chapitre C-1.1). À titre de rappel, cette loi définit le document comme étant : « Un ensemble constitué d’information portée par un support. L’information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images. L’information peut être rendue au moyen de tout mode d’écriture, y compris d’un système de symboles transcriptibles sous l’une de ces formes ou en un autre système de symboles. […] est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l’information qui y est inscrite. »
C
Calendrier de conservation
Outil de gestion documentaire qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation des documents et qui identifie les documents destinés à la conservation permanente ou à l’élimination.
Conservation permanente
Action qui consiste à sauvegarder de façon perpétuelle les documents qui ne sont pas destinés à l’élimination.
Cycle de vie des documents
Tout document d’archives passe par une ou plusieurs périodes caractérisées par la fréquence de son utilisation et par le type d’utilisation qui en est faite. On parle alors du cycle de vie du document. L’archiviste répartit ainsi la vie du document en trois périodes (ou stades ) : actif, semi-actif et inactif.
D
Déclassement
Opération liée au cheminement des documents, de leur création ou leur réception à leur conservation permanente ou leur élimination. Dans le contexte traditionnel, il s’agit entre autres de la mise en boite de dossiers à la fin de leur vie active dans les bureaux.
Délai de conservation
Période de temps au cours de laquelle le document ou le dossier doit être conservé avant l’établissement de son sort final (élimination, tri ou conservation permanente). (Voir aussi « Règle de conservation »)
Dépôt (de documents)
Un dépôt est une salle où sont entreposés les documents. Le terme « Dépôt » peut aussi identifier le transfert des documents d’une unité à une autre. (Voir aussi « Versement »)
Document
Information, produite ou reçue par le personnel des services ou des centres, qui est délimitée, structurée et intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images et portée par un support.
Document essentiel
Document qui est indispensable au fonctionnement de l’INRS et lui permet d’assurer la continuité ou le rétablissement de ses opérations, le respect de ses droits et de ses obligations pendant ou après une situation d’urgence ou un sinistre et dont la disparition aurait des conséquences graves ou irréparables.
Document actif (stade actif)
Document essentiel au soutien ou au maintien des activités quotidiennes d’une administration. Utilisé fréquemment, il doit demeurer le plus près possible de son utilisateur ou lui être facilement et rapidement accessible.
Document semi-actif (stade semi-actif)
Document qui doit être conservé pour des raisons administratives, légales, financières ou probatoires, mais qui n’a pas à être utilisé fréquemment pour soutenir ou maintenir les activités quotidiennes d’une administration.
Document inactif (stade inactif ou historique)
Document ayant perdu toute valeur primaire prévisible, c’est-à-dire une valeur administrative, légale, financière ou probatoire. Ce document, qui n’est plus utile aux personnes physiques ou morales qui l’ont créé ou reçu dans l’exercice de leurs activités, peut et parfois doit être éliminé, à moins qu’il n’ait acquis une valeur seconde dite de témoignage ou d’information générale (ou historique).
Dossier
Ensemble organisé de documents liés entre eux par leur objet ou leur usage, constitué au cours d’une période donnée définie par les dates d’ouverture et date de clôture au dossier
E
Élimination
Opération visant à supprimer un document par effacement, recyclage, déchiquetage ou tout autre procédé approprié au terme de sa période de conservation, conformément au calendrier de conservation.
Emprunt (ou rappel ou prêt) de documents/dossiers
Opération par laquelle le Service d’archives retourne des documents ou des dossiers semi-actifs au secteur requérant, pour une période déterminée, qui peut être renouvelé ou converti en réactivation. Voir aussi « Réactivation de documents/dossiers »
Exemplaire principal
Document ou dossier qui tiennent lieu d’attestation officielle des activités administratives, financières et légales d’un secteur ou d’un centre. L’exemplaire principal contient généralement l’information la plus complète sur un sujet donné et n’est pas nécessairement l’original. Les secteurs ou centres réputés détenteurs de l’exemplaire principal sont identifiés dans le calendrier de conservation et sont responsables de valider l’information contenue dans cet exemplaire. Le porteur du dossier est généralement le détenteur de l’exemplaire principal.
Exemplaire secondaire
Document ou dossier qui découlent de l’exemplaire principal et sont utilisés comme instrument de travail, d’information ou de diffusion. L’exemplaire secondaire n’est pas nécessaire une copie. Les secteurs ou centres réputés détenteurs de l’exemplaire secondaire sont identifiés dans le calendrier de conservation. Le détenteur de l’exemplaire secondaire n’est généralement pas le porteur du dossier.
G
Gestion des documents
Ensemble des opérations et des techniques se rapportant à la conception, au développement, à l’implantation, au suivi et à l’évaluation des systèmes administratifs requis, depuis la création des documents jusqu’à leur élimination ou leur versement aux archives historiques.
I
Information
Renseignements consignés sur un support quelconque dans un but de transmission des connaissances.
Information organique
Information élaborée, expédiée ou reçue dans le cadre de la mission d’un organisme.
M
Métadonnées
Données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps. Mis simplement, il s’agit de différentes informations sur les documents (comme la date, le titre, l’auteur ou détenteur, les sujets qui y sont représentés, etc.).
N
Numérisation
Conversion d’informations analogiques (son, image, texte) en valeurs numériques correspondantes, manipulables par ordinateur.
P
Plan de classification
Outil de gestion permettant la représentation structurée des fonctions et activités administratives courantes d’un organisme réparties en classes, sous-classes et organisées le plus souvent hiérarchiquement. Ce type de système contribue au repérage des documents, de même qu’à leur rattachement à un délai de conservation.
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R
Réactivation de documents/dossiers
Opération par laquelle le Service d’archives remet au stade actif un document ou un dossier. Le document ou le dossier est alors retourné au secteur requérant pour une période indéterminée.
Règle de conservation
Norme fixant les périodes, les détenteurs et les lieux de conservation des documents d’un organisme. Les règles de conservation vont aussi indiquer quel est le sort final des documents : conservation ou élimination. Voir aussi « Délai de conservation ».
S
SAGD
Le Service des archives et de la gestion documentaire de l’INRS. Il est responsable de la saine gestion des documents dans l’ensemble de l’INRS.
Support
Élément matériel sur lequel est enregistrée l’information pour produire un document et qui sert à la fois à le transmettre et à le conserver.
T
Traitement
Ensemble des opérations et procédures par lesquelles les documents sont triés, classés et décrits.
Transfert
Opération par laquelle des documents semi-actifs ou historiques sont acheminés d’un secteur au Service d’archives. Il y a deux formes possibles de transfert : le dépôt et le versement.
V
Versement
Opération par laquelle un secteur transfère ses documents historiques au Service d’archives qui en devient entièrement responsable.
Sources des définitions des termes :
- Règlement sur la gestion documentaire de l’Institut national de la recherche scientifique (Règlement 8)
- Rousseau, Jean-Yves, Couture, Carol et collaborateurs. Les fondements de la discipline archivistique. Sainte-Foy, Presses de l’Université du Québec, 1994.
- Portail international archivistique francophone. Terminologie archivistique multilingue [en ligne]. http://www.ciscra.org/mat/ (page consultée le 21 décembre 2015).
- Office québécois de la langue française. Le grand dictionnaire terminologique [en ligne]. http://www.granddictionnaire.com/ (page consultée le 31 août 2017)