Avant l’ère du numérique, nous rangions nos documents de travail dans des dossiers, qui eux étaient archivés dans des boites. À terme, certains étaient conservés pour des fins historiques. Cependant, la majorité des dossiers finissent par perdre toute valeur pour l’organisation et aboutissent dans les dents de la déchiqueteuse. Maintenant que le numérique fait partie intégrante de notre quotidien, les documents et dossiers sont pour la plupart dématérialisés.
Dans le contexte du travail administratif, le numérique offre de grands avantages, comme la facilité de création, de partage et d’édition des documents, l’accès à distance, etc.
Le numérique comporte aussi certaines lacunes. La dématérialisation signifie qu’au lieu d’utiliser le bon vieux dossier papier, le document numérique peut être déposé à de nombreux endroits par l’utilisateur. En fonction du travail effectué, un document peut aboutir dans Teams ou Constellio, mais peut aussi être déposé dans un système comme SOFE ou IDÉ, ou bien sur des plates-formes externes comme le SEAO (le site officiel des appels d’offres du Gouvernement du Québec).
Bien qu’indispensables, des outils de travail comme IDÉ ou SOFE (ou bientôt SAFIRH) ne sont pas des plates-formes d’archivage des documents. Pour reprendre l’exemple du bon vieux dossier papier, archiver dans de tels systèmes, c’est comme laisser les boites et les classeurs se multiplier de façon incontrôlée, avec des centaines de nouvelles boites qui s’accumulent sur votre étage à chaque année sans jamais rien envoyer aux archives. 
Pourquoi ne pas alors ajouter de la mémoire à nos systèmes d’information? Or, conserver inutilement une masse d’informations périmées est nuisible pour une organisation : empreinte carbone toujours plus grande de serveurs surmenés, vulnérabilité aux attaques informatiques, repérage plus difficile de l’information, etc.
La gestion documentaire dans une organisation est comme un convoyeur. L’information y circule, elle est partagée, elle sert à la prise de décision, elle renseigne et prouve. Puis, au bout de la chaîne, on décide s’il faut conserver ou non. À l’INRS, ce convoyeur est mis en œuvre grâce à des outils comme Teams et Constellio.
L’information qui se trouve dans les autres systèmes de gestion est nécessaire le temps de la réalisation de tâches administratives. Mais la laisser dans ces mêmes plates-formes une fois son utilité échue, c’est comme laisser un tas de vieilles boites de paperasses à côté du convoyeur, un fardeau plus qu’un actif pour l’organisation.
Il y a donc une différence fondamentale entre systèmes de gestion et d’archivage. Et avec l’aide du SAGD, l’INRS adoptera graduellement des mesures pour faire migrer les contenus utiles vers des systèmes comme Constellio pour une conservation pérenne. Le reste, une fois son utilité échue, sera effacé de nos serveurs pour laisser de la place à de la nouvelle information!