La mise en boite de dossiers provenant de nos classeurs est une opération qui permet d’archiver des ensembles de documents n’ayant plus d’utilité courante.

Toutefois, avant d’envoyer vos boites au SAGD, assurez-vous de faire un premier tri dans vos dossiers. Ceci permet de sauver beaucoup de temps lors les étapes subséquentes du traitement des boites.

Voici quelques éléments à supprimer des dossiers avant de procéder à un transfert :

• les brouillons ou versions préliminaires d’un document
• les doublons ou photocopies
• des copies papier de documents qui existent sous format numérique et qui sont dans Constellio ou Teams/Sharepoint
• les notes de transmission
• les documents de référence, informels ou superflus (articles de périodiques, dépliants, rapports et publications externes, catalogues, documents de référence techniques, etc.)

De plus, veillez à ne pas archiver les exemplaires secondaires de documents :

• Ce sont des dossiers qui contiennent des copies de documents ne relevant pas de votre unité. Il s’agit généralement de copies d’originaux produits par d’autres services.

Pour plus d’informations au sujet des exemplaires secondaires, voir : https://www.sagd.inrs.ca/exemplaire-principal-vs-exemplaire-secondaire/

Enfin, lors de la mise en boite, s’assurer :

• d’utiliser des boîtes d’archives de format standard (40 x 31 x 26cm; 16 x 12 x 10po)
• de mettre vos documents dans des chemises de carton, à la verticale; identifier le dossier, soit avec une étiquette ou en écrivant sur l’onglet de la chemise
• de retirer les pochettes plastique, cartables à anneaux, chemises suspendues, élastiques ou tout autre item qui gaspille de l’espace
• afin de maximiser l’espace dans nos dépôts, attendre d’avoir des boîtes pleines avant de les transférer
• pour les dossiers qui ne sont pas dans Constellio, faire une liste des dossiers avec titre et date (envoyer au archives@inrs.ca + mettre une copie dans la boite)

Pour les instructions sur le déclassement des dossiers se trouvant dans Constellio, voir : https://www.sagd.inrs.ca/wp-content/uploads/2018/05/MAN-2018-Constellio-Personnes-ressources-chap-6.pdf

Merci de votre collaboration!
L’équipe du Service des archives et de la gestion documentaire
archives@inrs.ca
www.sagd.inrs.ca

L’avènement du numérique a apporté de nombreux bénéfices pour les employés de milieux fortement informatisés (comme l’INRS) : édition facile de documents, partage de fichiers, gain en espace dans les bureaux par le retrait de classeurs, etc.

Avec le document informatique vient aussi plusieurs considérations : sécurité et intégrité du document, repérage et accessibilité (d’où le besoin d’un bon classement), choix du bon format (.docx ou pdf?), etc.

Une de ces considérations est souvent oubliée : le nommage des fichiers.

Le clip vidéo ci-dessous vous offre un bref aperçu des bonnes habitudes à prendre lorsque vient le temps de donner un nom à un fichier informatique. Bon visionnement!

Pour un meilleur visionnement, n’oubliez pas choisir l’option de plein écran de Viméo : 

Une amélioration notable a été ajoutée à Constellio à l’automne 2020. Il s’agit d’une interface Windows pour le logiciel Constellio. Ce dernier reste toujours accessible via s’importe quel navigateur web, mais il est maintenant possible d’accéder aux document et dossiers qui s’y trouvent en utilisant l’explorateur de dossiers de Windows.

Vous avez donc le double avantage d’accéder à vos documents via un environnement de travail familier (l’interface Windows) tout en sachant que vous documents sont pris en charge par Constellio, un logiciel moderne de gestion documentaire.

Le Service des archives et de la gestion documentaire a produit une capsule qui vous présente les principales caractéristiques du lecteur Windows de Constellio. Bon visionnement!

Pour un meilleur visionnement, n’oubliez pas choisir l’option de plein écran de Viméo : 

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Alors que les employés de l’INRS doivent rester à la maison à cause de la situation qui prévaut, le télétravail est devenu le « nouveau normal » pour la grande majorité d’entre eux.

Le SAGD a donc préparé une brève capsule vidéo sur le télétravail. Celle-ci propose des actions liées à la gestion des documents, mais aussi des trucs plus généraux relatifs au télétravail lui-même.

Nous espérons que ce petit clip contribuera à vous donner quelques pistes pour un télétravail efficace!