Il arrive régulièrement qu’un service administratif doive emprunter des dossiers ayant atteint le stade semi-actif (dossiers mis en boite et envoyés au Service des archives et de la gestion documentaire; voir le Glossaire à ce sujet). Cet empruntl a généralement pour objet de consulter des documents pour des fins de gestion financière, légale ou administrative. Pour cette raison, l’emprunt est de courte durée et les documents sont retournés après quelques jours, voire une semaine ou deux.
Les documents qui sont empruntés et retournés dans leurs bureaux d’origine le sont pour fins de consultation seulement. Il est donc important de se rappeler que lors de l’emprunt :
- le contenu du dossier ne doit pas être altéré :
- par l’ajout de documents
- par le retrait de documents
- par la modification du contenu des documents
- le dossier ne doit pas être fusionné avec un autre groupe de documents (comme un autre dossier distinct).
Si nécessaire, vous pouvez vous faire des copies des documents (que vous détruirez une fois leur utilité échue).
S’il était nécessaire de modifier ou de réactiver* le(s) dossier(s) emprunté(s), veuillez en aviser le Service des archives et de la gestion documentaire au archives@iaf.inrs.ca afin que le statut du dossier soit modifié. Un nouveau délai pour son éventuel déclassement vous sera fourni.
* : la réactivation d’un dossier signifie que ses documents ont de nouveau une utilité courante et qu’ils doivent être conservés dans nos bureaux avec nos autres dossiers actifs jusqu’à la fin de leur utilité :
