© INRS 2018. Photo : François Cartier
Le Service des archives et de la gestion documentaire (SAGD) relève directement du Secrétariat général de l’INRS. Il est responsable de la gestion des documents administratifs et des archives historiques produits ou reçus par l’Institut. Il en assure la conservation et le traitement de façon à en favoriser l’accès (*).
Deux programmes d’activités permettront au Service des archives et de la gestion documentaire de réaliser son mandat, soit un programme de gestion des documents administratifs et un programme de gestion des archives historiques.
Apprenez à nous connaître dans ce court clip!
Le programme de gestion des documents administratifs vise à fournir aux différents intervenants les moyens de planifier et contrôler la création, l’utilisation, la conservation ou, éventuellement, l’élimination des documents n’ayant plus de valeur administrative, légale ou financière.
Destruction annuelle de documents
Les principales activités de ce programme sont :
- le traitement des documents actifs, semi-actifs et essentiels;
- l’implantation, la mise à jour et l’utilisation du plan de classification institutionnel;
- l’élaboration, la mise à jour et la mise en application du calendrier de conservation;
- la mise en place de bonnes pratiques en matière de gestion documentaire;
- la numérisation de documents.
Ce programme répond, notamment, aux exigences de la Loi sur les archives du Québec, qui requiert que nous déposions un calendrier de conservation de tous les documents de l’INRS, de même qu’un plan de classification institutionnel, assurant ainsi l’accès aux documents publics.
Le programme de gestion des documents historiques, quant à lui, vise l’acquisition, l’organisation, la diffusion et la conservation des archives institutionnelles, c’est à dire les documents qui ont une valeur de témoignage et d’information et qui permettent de reconstituer l’histoire et l’évolution de l’INRS comme université de recherche de premier plan.
Voir le quiz historique du 50e anniversaire de l’INRS!
(*) : Pour consulter les documents de l’INRS, il faut faire une demande auprès de la personne responsable de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels en écrivant à Me Lise Couillard : lise.couillard@inrs.ca