À l’ère du tout numérique, le courriel demeure le principal outil de communication au sein d’un organisme comme le nôtre. Il est très utile pour faire des annonces à un grand groupe de personnes, par exemple. Le courriel reste aussi l’outil à privilégier pour des échanges qui doivent être consignés et archivés, ou pour des points de décisions importants. Notons toutefois que pour la collaboration et l’échange d’information, Teams offre plusieurs avantages par rapport au courriel.

Voici donc cinq raisons pour choisir Teams pour communiquer avec vos collègues.

1 – Une communication dynamique en temps réel.

Contrairement au courriel qui offre un mode d’échange fragmenté dans le temps (courriel original, réponse, réponse à la réponse, etc.), Teams permet un échange dynamique en temps réel, un peu à la façon d’un système de clavardage comme Messenger ou Whatsapp.

2 – Tous vos fichiers au même endroit

Avec l’utilisation grandissante de la suite M365, les usagers sont encouragés à enregistrer leurs fichiers dans Sharepoint/Teams plutôt que dans un serveur partagé ou directement sur leur poste information (une pratique à éviter!). Teams offre l’avantage de partager des documents dans la même plate-forme. L’accès se fait donc à partir du même endroit et il devient possible de travailler de façon commune et instantanée sur le même document.

La pratique de s’envoyer des courriels avec des pièces jointes tend donc à disparaître. Non seulement s’agit-il d’une méthode moins efficace de partager des documents, mais il est déconseillé d’envoyer des documents sensibles par courriel à cause des dangers de piratage. À l’heure des cyberattaques et de la Loi 25, il est donc plus sensé de travailler à partir d’un seul endroit comme Teams.

3 – Plus besoin de suivre la chaîne de courriels

Si vous êtes invités à vous joindre à une conversation Teams qui roule déjà depuis un certain temps, il est facile pour vous de prendre connaissance des échanges qui ont précédé votre arrivée dans le canal Teams. Fini donc l’époque où vous deviez retracer tous les courriels antérieurs portant sur un dossier, trouver les pièces jointes, etc. Vous avez maintenant un accès direct à toute la conversation, aux documents qui y sont liés et même aux enregistrements des appels qui ont été tenus par les membres du canal Teams.

4 – Ne rien manquer : la possibilité de « tagger » des gens dans la conversation

Combien de fois avez-vous entendu quelque dire « désolé, j’ai dû manquer ce courriel ». Avec l’avalanche de courriels que reçoivent encore nos collègues de travail, il arrive fréquemment qu’un courriel passe inaperçu ou soit oublié. Des informations ou des actions demeurent donc en attente d’être vues ou approuvées.

Teams offre l’avantage d’identifier (de « tagger ») quelqu’un dans les échanges entre collègues à propos d’un dossier en cours. Cette action ajoutera une mention signalée par un @ rouge (comme ci-dessus) dans la conversation, vous indiquant que vous avez été mentionné. Les autres membres de l’équipe peuvent la voir et y contribuer. 

5 – Un travail plus efficient

Le fait de devoir passer à travers plusieurs courriels, télécharger et ouvrir leurs pièces jointes, n’est pas la méthode la plus efficace de travailler. L’utilisation de Teams ne réduira pas votre charge de travail, mais vous évitera de vous éparpiller entre différentes applications. En restant sur la plateforme, vous réduisez donc les risques de distraction.

Ceci a donc pour avantage de vous permettre de vous concentrer sur un seul dossier en demeurant toujours dans l’environnement de travail offert par M365. Vous pouvez aussi profiter d’applications intégrés à la Suite M365 comme le Planificateur (« Planner ») ou Project. Vous pouvez donc demeurer plus concentrés sur votre travail en cours sans avoir à faire des aller-retours vers votre boite de courriels, par exemple.

En conclusion, il est certain que le courriel va demeurer un outil essentiel au sein des organisations, surtout pour les échanges qui sont à archiver. Mais une application comme Teams peut faciliter notre travail en centralisant les échanges et favorisant la collaboration, réduisant le besoin de changer constamment de plate-forme de travail. Cela résulte dans une efficacité accrue au travail, sans parler du fait que la pratique de garder et partager les fichiers dans un seul environnement de travail contribue à mieux sécuriser nos précieuses informations!

Où est-ce que j’enregistre mes documents?  Qu’est-ce que je sauvegarde dans OneDrive, dans Teams ou dans Constellio?

Voici un aide-mémoire de la norme adoptée par l’INRS, inspiré des autres universités québécoises.  Dans tous les cas, il faut absolument ÉVITER d’enregistrer des documents institutionnels (de travail ou définitifs) directement sur votre poste de travail!

Cliquer sur l’image ci-dessous pour l’agrandir :

Cliquez ici pour télécharger une copie PDF de la norme Stockage

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Avant l’ère du numérique, nous rangions nos documents de travail dans des dossiers, qui eux étaient archivés dans des boites. À terme, certains étaient conservés pour des fins historiques. Cependant, la majorité des dossiers finissent par perdre toute valeur pour l’organisation et aboutissent dans les dents de la déchiqueteuse. Maintenant que le numérique fait partie intégrante de notre quotidien, les documents et dossiers sont pour la plupart dématérialisés. 

Dans le contexte du travail administratif, le numérique offre de grands avantages, comme la facilité de création, de partage et d’édition des documents, l’accès à distance, etc. 

Le numérique comporte aussi certaines lacunes. La dématérialisation signifie qu’au lieu d’utiliser le bon vieux dossier papier, le document numérique peut être déposé à de nombreux endroits par l’utilisateur. En fonction du travail effectué, un document peut aboutir dans Teams ou Constellio, mais peut aussi être déposé dans un système comme SOFE ou IDÉ, ou bien sur des plates-formes externes comme le SEAO (le site officiel des appels d’offres du Gouvernement du Québec).  

Bien qu’indispensables, des outils de travail comme SOFE ou IDÉ ne sont pas des plates-formes d’archivage des documents. Pour reprendre l’exemple du bon vieux dossier papier, archiver dans de tels systèmes, c’est comme laisser les boites et les classeurs se multiplier de façon incontrôlée, avec des centaines de nouvelles boites qui s’accumulent sur votre étage à chaque année sans jamais rien envoyer aux archives. 

Pourquoi ne pas alors ajouter de la mémoire à nos systèmes d’information? Or, conserver inutilement une masse d’informations périmées est nuisible pour une organisation : empreinte carbone toujours plus grande de serveurs surmenés, vulnérabilité aux attaques informatiques, repérage plus difficile de l’information, etc.  

La gestion documentaire dans une organisation est comme un convoyeur. L’information y circule, elle est partagée, elle sert à la prise de décision, elle renseigne et prouve. Puis, au bout de la chaîne, on décide s’il faut conserver ou non. À l’INRS, ce convoyeur est mis en œuvre grâce à des outils comme Teams et Constellio. 

L’information qui se trouve dans les autres systèmes de gestion est nécessaire le temps de la réalisation de tâches administratives. Mais la laisser dans ces mêmes plates-formes une fois son utilité échue, c’est comme laisser un tas de vieilles boites de paperasses à côté du convoyeur, un fardeau plus qu’un actif pour l’organisation. 

Il y a donc une différence fondamentale entre systèmes de gestion et d’archivage. Et avec l’aide du SAGD, l’INRS adoptera graduellement des mesures pour faire migrer les contenus utiles vers des systèmes comme Constellio pour une conservation pérenne. Le reste, une fois son utilité échue, sera effacé de nos serveurs pour laisser de la place à de la nouvelle information!

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Le SAGD vous propose aujourd’hui un nouvel outil pour vous permettre de mieux trier vos dossiers, qu’ils soient sous format analogique (papier) ou numérique.

En utilisant cet aide-mémoire, vous pourrez vous débarraser de dossiers devenus inutiles tout en vous assurant d’archiver ceux qui doivent être conservés à long teme.

Si des doutes persistent, n’hésitez pas à contacter le SAGD au archives@inrs.ca.

Cliquez sur le lien pour télécharger la version PDF du document : AM 2024-04-15 comment-trier-documents

Photo coll. INRS

« Ok google », « Dis, Siri », « Alexa »… Ces petits mots tendres font partie de notre quotidien. Il y a cinquante ans, parler à une machine de vive voix et qu’elle nous réponde dans un langage si naturel qu’on pourrait presque la confondre avec un humain, relevait de la science-fiction. L’INRS a la chance de compter dans ses rangs le très prolifique professeur Douglas O’Shaughnessy, qui est un des précurseurs dans le domaine de l’analyse de la parole et de ses applications avec les technologies.  

Photo Archives INRS

Le jeune Douglas O’Shaughnessy a un intérêt marqué pour les sciences et les mathématiques et, avide de défi, il s’inscrit au Massachussetts Institut of Technology (MIT) pour ses études universitaires. Il y découvre l’informatique grâce aux ordinateurs de pointe présents sur place et excelle dans ce champ en pleine expansion. Studieux et infatigable, il obtient en même temps deux baccalauréats, un en mathématiques et un en génie électrique (ce qui se rapprochait le plus de l’informatique au début des années 1970). Pour poursuivre ses études supérieures, il cherche un champ d’investigation peu étudié et c’est ainsi, de manière fortuite, qu’il s’intéresse à l’analyse de la parole et au traitement de ses signaux. À la suite de sa maitrise et de son doctorat portant sur la production du langage et l’automatisation de son traitement, Douglas O’Shaughnessy choisit de devenir professeur-chercheur. Il entreprend des démarches pour trouver un poste. 

À la même époque, l’INRS cherche à agrandir son équipe des Télécommunications et publie une annonce pour recruter un ou une professeur.e dans ce domaine. L’une des fonctions de cette personne sera de « Participer à un projet d’étude du système de transmission de la parole et plus particulièrement au codage, synthèse, analyse et connaissance de ces signaux. ». L’INRS reçoit plusieurs lettres qui ne tarissent pas d’éloges sur Douglas O’Shaughnessy, notamment de la part de son directeur de thèse et d’autres d’éminents professeurs du MIT. Il n’en faut pas moins pour que l’INRS rencontre le futur professeur et lui fasse une proposition d’emploi. À Montréal, Douglas O’Shaughnessy connaît deux confrères qu’il a cités dans ses travaux et voit, à travers l’offre de l’INRS, l’opportunité de pouvoir travailler avec eux. À l’été 1977, il débute en tant que professeur-chercheur à l’INRS – Télécommunications dont les locaux situés à Verdun sont partagés avec Recherches Bell Northern avec lesquels il mène plusieurs travaux de recherche au fil des années. 

Photo Archives INRS

L’arrivée du nouvel enseignant se fait sans défi majeur : les laboratoires offrent tout le matériel et les logiciels dont il a besoin pour ses recherches. Même le contexte linguistique n’est pas un obstacle : il a obtenu une autorisation de l’INRS d’enseigner un quart de son temps à l’Université McGill, donc en anglais, ce qui lui laisse le temps d’apprendre et de gagner en aisance dans la langue de Félix Leclerc pour pouvoir enseigner à des étudiants francophones. Ses recherches ne sont pas affectées par la barrière de la langue puisque tous ses collègues sont bilingues ou anglophones et que les publications scientifiques se font en anglais.

Photo Archives INRS

Au fil des années, les recherches du professeur O’Shaughnessy vont s’articuler autour de plusieurs axes :  

• le codage de la parole qui consiste à convertir un signal audio de la parole en un format numérique qui peut être stocké, transmis et traité par des systèmes informatiques. 
  

  Photo Archives INRS. Photographe : Louis Pépin

• la synthèse de la parole c’est-à-dire faire produire de parole humaine à partir de texte à une machine. Cela implique la conversion de texte écrit en paroles prononcées de manière naturelle par un système informatique 
• le rehaussement de la parole qui consiste améliorer la qualité et la clarté de la parole dans des environnements bruyants ou dégradés en supprimant les bruits indésirables et en mettant en évidence les signaux vocaux importants 
• la reconnaissance de la parole, soit l’interprétation et la compréhension de la parole humaine par un système informatique à partir de signaux audios. 

De ces travaux théoriques naissent de nombreuses publications et plusieurs projets, comme un logiciel de synthèse de la parole dont les droits sont acquis par des sociétés intéressées par le domaine.  

Une des réalisations les plus notables est le LOQUAX, un appareil portatif produisant de la voix ou communément appelé ordinateur parlant dont le nom est le fruit d’un concours organisé à l’antenne de Radio-Canada fin 1984. Cet ordinateur sera même évoqué dans le journal des débats de l’Assemblé nationale du Québec en octobre 1986.

Pour son synthétiseur de la parole, le professeur O’Shaughnessy se voit attribuer le prestigieux 1er Prix international francophone innovation en matière d’Industries de la langue 1989, organisé par l’Agence de coopération culturelle et technique. 

Photo prise au salon des sciences et technologies de Montréal, mai 1984. Photo Archives INRS

Il reçoit également le Prix de l’excellence de l’Université du Québec en 1988 récompensant ses travaux sur cette machine. 

En 1987, l’INRS décerne ses 1èrs Prix d’excellence. Le professeur Douglas O’Shaughnessy est l’un des premiers récipiendaires pour une performance individuelle jugée exceptionnelle. 

Photo Archives INRS. Photographe : Louis Pépin

Dans le cadre d’un programme de réseaux de Centres d’excellence instauré par le Gouvernement fédéral, il reçoit les félicitations de l’administration de l’INRS pour l’excellence de sa recherche et son expertise scientifique concernant des travaux de recherche en collaboration avec l’Institut en robotique et en systèmes intelligentes dirigé par une entreprise Canadienne Precarn Associates Inc. Ces travaux portent sur l’interaction entre la machine et l’utilisateur grâce aux sons de la voix afin d’accroître les possibilités de la robotique. Les connaissances et l’expertise en reconnaissance de la parole et de la synthèse de la voix du Professeur O’Shaughnessy font de lui un partenaire de recherche de premier choix pour ce projet. 

Source : https://archive.org/details/speechcommunicat00osha

En parallèle, ses cours sur le traitement de la parole à l’Université McGill attirent des linguistiques, des psychologues ou encore des ingénieurs électriciens. Le professeur reçoit des évaluations très positives de la part de ses étudiants et il encadre plusieurs mémoires de maitrise. L’engouement pour son cours l’amène à rédiger en 1987 ce qu’il considère comme sa plus grande fierté : un livre portant sur ses recherches qui s’intitule Speech Communications: Human and Machine. Il estime que c’est le livre de base pour toutes les recherches qui sont produites dans le domaine du traitement de la parole. Le livre bénéficie d’une réédition en 1999. 

Le professeur O’Shaughnessy est également nommé directeur des programmes d’enseignement en télécommunications à l’INRS en 1990. Il est toujours un membre actif de la communauté scientifique et il poursuit sa carrière à l’INRS où les projets ne manquent pas. Il travaille notamment à l’amélioration de la robustesse de systèmes de reconnaissance de parole automatique par une meilleure adaptation Il est également membre titulaire de l’Acoustical Society of America et de l’Institute of Electrical and Electronics Engineers. 

Photo Archives INRS. Photographe : Louis Pépin

Alors maintenant, quand vous poserez une question à votre cellulaire ou assistant personnel intelligent, vous saurez qu’il y a un peu de Douglas O’Shaughnessy en lui!

Ce texte a été rédigé par Mathilde Pottier dans le cadre de son stage en archivistique au SAGD.

Une partie des informations présentées dans ce texte découlenbt d’un entretien d’histoire orale enregistré auprès du professeur O’Shaughnessy en février 2024.

La généalogie des centres de recherche de l’INRS

Au moment de sa création en décembre 1969, l’INRS constituait une nouveauté dans le système universitaire québécois. Pour la première fois, l’État instituait un établissement universitaire ayant pour objet la recherche fondamentale et appliquée et les études avancées. Pour la première fois également, l’état confiait par lettres patentes à une université un mandat précis, celui de constituer des centres de recherches ordonnés au développement économique, social et culturel du Québec.

Établissement du réseau de l’Université du Québec, l’INRS a pour objet la recherche fondamentale et appliquée, les études avancées et la formation des chercheurs. Dans le cadre de cet objet et tout en poursuivant les finalités propres de la recherche universitaire, l’Institut doit, de façon particulière, orienter ses activités vers le développement économique, social et culturel du Québec. Le Conseil d’administration de l’INRS constitue, conformément aux règlements généraux de l’Université du Québec et en liaison avec les organismes publics compétents, des centres de recherche ordonnés au développement économique, social et culturel du Québec. Ces centres sont ouverts à l’ensemble de la communauté universitaire et scientifique du Québec.

Un peu plus de dix ans après sa fondation, on ne recense pas moins de huit centres de recherche à l’INRS : l’INRS-Santé, l’INRS-Énergie, l’INRS-Télécommunications, l’INRS-Urbanisation, l’INRS-Eau, l’INRS-Géoressources (lui-même issu de l’INRS-Pétrole), l’INRS-Éducation et l’INRS-Océanologie. Et tout ceci avant même l’arrivée de l’Institut Armand-Frappier au sein de l’INRS!

… et ils sont quatre!

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Comme le montre le diagramme ci-dessus, les quatre centres que nous connaissons aujourd’hui sont le résultat d’unions ou d’évolutions des centres de recherche établis dans les premières décennies de l’histoire de l’INRS. Les seuls centres qui n’ont pas connu une telle continuité au sein de l’INRS sont l’INRS-Éducation et l’INRS-Océanologie. Le premier a cessé ses activités en 1985 pour diverses raisons, dont un important déficit et une concurrence vive de la part d’autres institutions universitaires. Le second a été cédé à l’Université du Québec à Rimouski en octobre 1998 dans le cadre de la fondation de l’Institut des sciences de la mer (ISMER).

Cette histoire n’est toutefois pas terminée! Comme l’a dit le philosophe grec Héraclite d’Ephèse, rien n’est permanent, sauf le changement. Seul le changement est éternel. Avec un cinquième centre INRS qui se pointe sur l’horizon des collines charlevoisiennes, il y a fort à parier que la généalogie des centres INRS devra bientôt être mise à jour! …. Et ils seront cinq!

Le Service des archives et de la gestion documentaire vous propose un nouveau guide pour faciliter votre travail. Il s’agit d’un bref guide sur la recherche documentaire.

Bien souvent, trouver un document dans des systèmes comme Constellio ou Teams est relativement facile. On entre un terme ou un nom et hop!, le document s’affiche dans la liste de vos résultats de recherche.

Toutefois, il arrive à l’occasion que votre document semble jouer à cache-cache avec vous, un peu comme la proverbiale aiguille dans une botte de foin!

C’est dans ce type de situation qu’il est commode de connaître quelques trucs de base en recherche de documents. C’est cde que vous propose le guide ci-dessous. En utilisant certaines de ces astuces, vous saurez comment trouver votre document en un rien de temps!

Cliquez sur l’image ci-dessous pour consulter le guide :

En avril 1955, l’Institut de microbiologie et d’hygiène de l’Université de Montréal, aujourd’hui nommé Centre Armand-Frappier Santé Biotechnologie de l’INRS, commence la construction d’un nouveau pavillon à Laval-des-Rapides, le pavillon 12. Celui-ci porte le nom de Pavillon d’Hérelle, en hommage au microbiologiste français Félix d’Hérelle, qui a découvert les bactériophages.

Les raisons de la construction

Le bâtiment est érigé dans le cadre de la lutte contre la poliomyélite (ou plus communément appelé la polio), une maladie infectieuse virale et contagieuse qui atteint principalement des enfants de moins de cinq ans. Le pavillon 12 voit le jour grâce au gouvernement du Québec qui verse une subvention de deux millions de dollars à l’Institut pour la recherche sur le vaccin antipoliomyélitique. Avant la construction de ce pavillon, l’Institut avait déjà débuté en 1954 la mise au point du vaccin. La construction de ce pavillon est perçue comme un geste pionnier au Canada et au Québec, puisque les grands laboratoires sur la recherche des maladies à virus ne sont présents qu’aux Connaught Medical Research Laboratories de l’Université de Toronto.

Érigé en 1955, l’inauguration officielle du pavillon se tient en avril 1956. Maurice Duplessis, alors premier ministre du Québec, ainsi que Paul Martin, ministre fédéral de la Santé nationale et du Bien-Être social, sont au nombre des dignitaires présents pour l’événement. Au nombre des autres personnalités présentes ce jour-là, on retrouve le recteur de l’Université de Montréal, Mgr Irénée Lussier, de même que le ministre québécois de la Santé, le Dr Albini Paquette.

L’architecte et la conception du pavillon 12

Les plans de ce bâtiment proviennent de l’architecte montréalais Emmanuel-Arthur Doucet. Ce dernier est né en 1888 au Massachusetts aux États-Unis, déménage au Canada au début des années 1900. Il obtient un diplôme en architecture de l’École Polytechnique de Montréal en 1912. Au cours de sa carrière, il œuvre principalement sur des édifices à Montréal. Il est entre autres connu pour l’architecture de l’église catholique Notre-Dame-des-Victoires et son implication dans l’élaboration du théâtre Granada, aujourd’hui appelé le théâtre Denise-Pelletier.

Le bâtiment 12, construit au coût de 800 000$ (dont 600 000$ proviennent du gouvernement du Québec), est en forme de la lettre L. D’un style institutionnel typique des années 1950, il a une superficie de 12 000 pieds carrés (300 pieds de long par 45 pieds de large). Le bâtiment est réparti sur deux étages ainsi qu’un sous-sol. Le pavillon 12 est construit afin d’abriter des laboratoires de virologie et des laboratoires de production de vaccins contre la polio, la grippe et autres maladies virales.

L’utilisation du pavillon 12

Une fois construit, l’édifice sert principalement à la production du vaccin antipoliomyélitique de méthode Salk, un vaccin de type inactivé découvert par le biologiste américain Jonas Salk en 1953. Le vaccin de Salk permet au sang de produire des anticorps contre la polio. Les anticorps produits par le sang grâce au vaccin sont semblables aux anticorps produits par les personnes naturellement immunisées à cette maladie. En 1957, grâce à la construction de cet édifice, l’Institut produit ses premiers vaccins antipolio Salk et les distribue aux Services de Santé au coût de 1,50$ la dose. Le vaccin antipoliomyélitique est produit grâce à la culture de tissus provenant de reins de singes rhésus (Macaca Mulatta). Pour cette raison, des locaux du sous-sol du pavillon 12 sont utilisés pour abriter des milliers de ces primates importés d’Inde.

En plus du vaccin Salk, la production de vaccin contre la grippe asiatique est aussi en marche à cette époque. Lors de l’éclosion de la grippe asiatique en 1957, l’Institut est le premier à distribuer le vaccin aux Services de santé et de l’Armée canadienne. Pendant une dizaine d’années, une portion du bâtiment sert à fabriquer le vaccin contre l’influenza. Les laboratoires ont la capacité de produire plus de six millions de doses de vaccin annuellement. Le pavillon sert aussi de laboratoire pour la recherche sur les virus respiratoires.

Le gouvernement de l’époque pouvait donc s’appuyer sur l’Institut pour répondre à la demande de production de vaccins. Ce bâtiment aura servi à la production du vaccin antipoliomyélitique, du vaccin contre l’influenza et la grippe asiatique. Il aura ainsi servi à protéger la population canadienne des maladies virales.

Aujourd’hui, le pavillon d’Hérelle maintient sa vocation scientifique, alors qu’il abrite le service de recherche en épidémiologie, en plus d’héberger différents services administratifs, dont Service des archives et de la gestion documentaire de l’INRS.

Félicia Joly
Stagiaire en Techniques de la documentation au Collège Lionel-Groulx, hiver 2023

Toutes les photographies proviennent du fonds d’archives de l’Institut Armand-Frappier, sauf le portrait d’Emmanuel-Arthur Doucet (tiré de Raphael Ouimet, Biographies canadiennes-françaises, Ottawa, J.A. Fortier, 1926, page 318; récupéré sur https://collections.banq.qc.ca/ark:/52327/2634229 en mars 2023)