Service des archives et de la gestion documentaire

Le SAGD vous propose aujourd’hui un nouvel outil pour vous permettre de mieux trier vos dossiers, qu’ils soient sous format analogique (papier) ou numérique.

En utilisant cet aide-mémoire, vous pourrez vous débarraser de dossiers devenus inutiles tout en vous assurant d’archiver ceux qui doivent être conservés à long teme.

Si des doutes persistent, n’hésitez pas à contacter le SAGD au archives@inrs.ca.

Cliquez sur le lien pour télécharger la version PDF du document : AM 2024-04-15 comment-trier-documents

Photo coll. INRS

« Ok google », « Dis, Siri », « Alexa »… Ces petits mots tendres font partie de notre quotidien. Il y a cinquante ans, parler à une machine de vive voix et qu’elle nous réponde dans un langage si naturel qu’on pourrait presque la confondre avec un humain, relevait de la science-fiction. L’INRS a la chance de compter dans ses rangs le très prolifique professeur Douglas O’Shaughnessy, qui est un des précurseurs dans le domaine de l’analyse de la parole et de ses applications avec les technologies.  

Photo Archives INRS

Le jeune Douglas O’Shaughnessy a un intérêt marqué pour les sciences et les mathématiques et, avide de défi, il s’inscrit au Massachussetts Institut of Technology (MIT) pour ses études universitaires. Il y découvre l’informatique grâce aux ordinateurs de pointe présents sur place et excelle dans ce champ en pleine expansion. Studieux et infatigable, il obtient en même temps deux baccalauréats, un en mathématiques et un en génie électrique (ce qui se rapprochait le plus de l’informatique au début des années 1970). Pour poursuivre ses études supérieures, il cherche un champ d’investigation peu étudié et c’est ainsi, de manière fortuite, qu’il s’intéresse à l’analyse de la parole et au traitement de ses signaux. À la suite de sa maitrise et de son doctorat portant sur la production du langage et l’automatisation de son traitement, Douglas O’Shaughnessy choisit de devenir professeur-chercheur. Il entreprend des démarches pour trouver un poste. 

À la même époque, l’INRS cherche à agrandir son équipe des Télécommunications et publie une annonce pour recruter un ou une professeur.e dans ce domaine. L’une des fonctions de cette personne sera de « Participer à un projet d’étude du système de transmission de la parole et plus particulièrement au codage, synthèse, analyse et connaissance de ces signaux. ». L’INRS reçoit plusieurs lettres qui ne tarissent pas d’éloges sur Douglas O’Shaughnessy, notamment de la part de son directeur de thèse et d’autres d’éminents professeurs du MIT. Il n’en faut pas moins pour que l’INRS rencontre le futur professeur et lui fasse une proposition d’emploi. À Montréal, Douglas O’Shaughnessy connaît deux confrères qu’il a cités dans ses travaux et voit, à travers l’offre de l’INRS, l’opportunité de pouvoir travailler avec eux. À l’été 1977, il débute en tant que professeur-chercheur à l’INRS – Télécommunications dont les locaux situés à Verdun sont partagés avec Recherches Bell Northern avec lesquels il mène plusieurs travaux de recherche au fil des années. 

Photo Archives INRS

L’arrivée du nouvel enseignant se fait sans défi majeur : les laboratoires offrent tout le matériel et les logiciels dont il a besoin pour ses recherches. Même le contexte linguistique n’est pas un obstacle : il a obtenu une autorisation de l’INRS d’enseigner un quart de son temps à l’Université McGill, donc en anglais, ce qui lui laisse le temps d’apprendre et de gagner en aisance dans la langue de Félix Leclerc pour pouvoir enseigner à des étudiants francophones. Ses recherches ne sont pas affectées par la barrière de la langue puisque tous ses collègues sont bilingues ou anglophones et que les publications scientifiques se font en anglais.

Photo Archives INRS

Au fil des années, les recherches du professeur O’Shaughnessy vont s’articuler autour de plusieurs axes :  

• le codage de la parole qui consiste à convertir un signal audio de la parole en un format numérique qui peut être stocké, transmis et traité par des systèmes informatiques. 
  

  Photo Archives INRS. Photographe : Louis Pépin

• la synthèse de la parole c’est-à-dire faire produire de parole humaine à partir de texte à une machine. Cela implique la conversion de texte écrit en paroles prononcées de manière naturelle par un système informatique 
• le rehaussement de la parole qui consiste améliorer la qualité et la clarté de la parole dans des environnements bruyants ou dégradés en supprimant les bruits indésirables et en mettant en évidence les signaux vocaux importants 
• la reconnaissance de la parole, soit l’interprétation et la compréhension de la parole humaine par un système informatique à partir de signaux audios. 

De ces travaux théoriques naissent de nombreuses publications et plusieurs projets, comme un logiciel de synthèse de la parole dont les droits sont acquis par des sociétés intéressées par le domaine.  

Une des réalisations les plus notables est le LOQUAX, un appareil portatif produisant de la voix ou communément appelé ordinateur parlant dont le nom est le fruit d’un concours organisé à l’antenne de Radio-Canada fin 1984. Cet ordinateur sera même évoqué dans le journal des débats de l’Assemblé nationale du Québec en octobre 1986.

Pour son synthétiseur de la parole, le professeur O’Shaughnessy se voit attribuer le prestigieux 1er Prix international francophone innovation en matière d’Industries de la langue 1989, organisé par l’Agence de coopération culturelle et technique. 

Photo prise au salon des sciences et technologies de Montréal, mai 1984. Photo Archives INRS

Il reçoit également le Prix de l’excellence de l’Université du Québec en 1988 récompensant ses travaux sur cette machine. 

En 1987, l’INRS décerne ses 1èrs Prix d’excellence. Le professeur Douglas O’Shaughnessy est l’un des premiers récipiendaires pour une performance individuelle jugée exceptionnelle. 

Photo Archives INRS. Photographe : Louis Pépin

Dans le cadre d’un programme de réseaux de Centres d’excellence instauré par le Gouvernement fédéral, il reçoit les félicitations de l’administration de l’INRS pour l’excellence de sa recherche et son expertise scientifique concernant des travaux de recherche en collaboration avec l’Institut en robotique et en systèmes intelligentes dirigé par une entreprise Canadienne Precarn Associates Inc. Ces travaux portent sur l’interaction entre la machine et l’utilisateur grâce aux sons de la voix afin d’accroître les possibilités de la robotique. Les connaissances et l’expertise en reconnaissance de la parole et de la synthèse de la voix du Professeur O’Shaughnessy font de lui un partenaire de recherche de premier choix pour ce projet. 

Source : https://archive.org/details/speechcommunicat00osha

En parallèle, ses cours sur le traitement de la parole à l’Université McGill attirent des linguistiques, des psychologues ou encore des ingénieurs électriciens. Le professeur reçoit des évaluations très positives de la part de ses étudiants et il encadre plusieurs mémoires de maitrise. L’engouement pour son cours l’amène à rédiger en 1987 ce qu’il considère comme sa plus grande fierté : un livre portant sur ses recherches qui s’intitule Speech Communications: Human and Machine. Il estime que c’est le livre de base pour toutes les recherches qui sont produites dans le domaine du traitement de la parole. Le livre bénéficie d’une réédition en 1999. 

Le professeur O’Shaughnessy est également nommé directeur des programmes d’enseignement en télécommunications à l’INRS en 1990. Il est toujours un membre actif de la communauté scientifique et il poursuit sa carrière à l’INRS où les projets ne manquent pas. Il travaille notamment à l’amélioration de la robustesse de systèmes de reconnaissance de parole automatique par une meilleure adaptation Il est également membre titulaire de l’Acoustical Society of America et de l’Institute of Electrical and Electronics Engineers. 

Photo Archives INRS. Photographe : Louis Pépin

Alors maintenant, quand vous poserez une question à votre cellulaire ou assistant personnel intelligent, vous saurez qu’il y a un peu de Douglas O’Shaughnessy en lui!

Ce texte a été rédigé par Mathilde Pottier dans le cadre de son stage en archivistique au SAGD.

Une partie des informations présentées dans ce texte découlenbt d’un entretien d’histoire orale enregistré auprès du professeur O’Shaughnessy en février 2024.

La généalogie des centres de recherche de l’INRS

Au moment de sa création en décembre 1969, l’INRS constituait une nouveauté dans le système universitaire québécois. Pour la première fois, l’État instituait un établissement universitaire ayant pour objet la recherche fondamentale et appliquée et les études avancées. Pour la première fois également, l’état confiait par lettres patentes à une université un mandat précis, celui de constituer des centres de recherches ordonnés au développement économique, social et culturel du Québec.

Établissement du réseau de l’Université du Québec, l’INRS a pour objet la recherche fondamentale et appliquée, les études avancées et la formation des chercheurs. Dans le cadre de cet objet et tout en poursuivant les finalités propres de la recherche universitaire, l’Institut doit, de façon particulière, orienter ses activités vers le développement économique, social et culturel du Québec. Le Conseil d’administration de l’INRS constitue, conformément aux règlements généraux de l’Université du Québec et en liaison avec les organismes publics compétents, des centres de recherche ordonnés au développement économique, social et culturel du Québec. Ces centres sont ouverts à l’ensemble de la communauté universitaire et scientifique du Québec.

Un peu plus de dix ans après sa fondation, on ne recense pas moins de huit centres de recherche à l’INRS : l’INRS-Santé, l’INRS-Énergie, l’INRS-Télécommunications, l’INRS-Urbanisation, l’INRS-Eau, l’INRS-Géoressources (lui-même issu de l’INRS-Pétrole), l’INRS-Éducation et l’INRS-Océanologie. Et tout ceci avant même l’arrivée de l’Institut Armand-Frappier au sein de l’INRS!

… et ils sont quatre!

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Comme le montre le diagramme ci-dessus, les quatre centres que nous connaissons aujourd’hui sont le résultat d’unions ou d’évolutions des centres de recherche établis dans les premières décennies de l’histoire de l’INRS. Les seuls centres qui n’ont pas connu une telle continuité au sein de l’INRS sont l’INRS-Éducation et l’INRS-Océanologie. Le premier a cessé ses activités en 1985 pour diverses raisons, dont un important déficit et une concurrence vive de la part d’autres institutions universitaires. Le second a été cédé à l’Université du Québec à Rimouski en octobre 1998 dans le cadre de la fondation de l’Institut des sciences de la mer (ISMER).

Cette histoire n’est toutefois pas terminée! Comme l’a dit le philosophe grec Héraclite d’Ephèse, rien n’est permanent, sauf le changement. Seul le changement est éternel. Avec un cinquième centre INRS qui se pointe sur l’horizon des collines charlevoisiennes, il y a fort à parier que la généalogie des centres INRS devra bientôt être mise à jour! …. Et ils seront cinq!

Le Service des archives et de la gestion documentaire vous propose un nouveau guide pour faciliter votre travail. Il s’agit d’un bref guide sur la recherche documentaire.

Bien souvent, trouver un document dans des systèmes comme Constellio ou Teams est relativement facile. On entre un terme ou un nom et hop!, le document s’affiche dans la liste de vos résultats de recherche.

Toutefois, il arrive à l’occasion que votre document semble jouer à cache-cache avec vous, un peu comme la proverbiale aiguille dans une botte de foin!

C’est dans ce type de situation qu’il est commode de connaître quelques trucs de base en recherche de documents. C’est cde que vous propose le guide ci-dessous. En utilisant certaines de ces astuces, vous saurez comment trouver votre document en un rien de temps!

Cliquez sur l’image ci-dessous pour consulter le guide :

En avril 1955, l’Institut de microbiologie et d’hygiène de l’Université de Montréal, aujourd’hui nommé Centre Armand-Frappier Santé Biotechnologie de l’INRS, commence la construction d’un nouveau pavillon à Laval-des-Rapides, le pavillon 12. Celui-ci porte le nom de Pavillon d’Hérelle, en hommage au microbiologiste français Félix d’Hérelle, qui a découvert les bactériophages.

Les raisons de la construction

Le bâtiment est érigé dans le cadre de la lutte contre la poliomyélite (ou plus communément appelé la polio), une maladie infectieuse virale et contagieuse qui atteint principalement des enfants de moins de cinq ans. Le pavillon 12 voit le jour grâce au gouvernement du Québec qui verse une subvention de deux millions de dollars à l’Institut pour la recherche sur le vaccin antipoliomyélitique. Avant la construction de ce pavillon, l’Institut avait déjà débuté en 1954 la mise au point du vaccin. La construction de ce pavillon est perçue comme un geste pionnier au Canada et au Québec, puisque les grands laboratoires sur la recherche des maladies à virus ne sont présents qu’aux Connaught Medical Research Laboratories de l’Université de Toronto.

Érigé en 1955, l’inauguration officielle du pavillon se tient en avril 1956. Maurice Duplessis, alors premier ministre du Québec, ainsi que Paul Martin, ministre fédéral de la Santé nationale et du Bien-Être social, sont au nombre des dignitaires présents pour l’événement. Au nombre des autres personnalités présentes ce jour-là, on retrouve le recteur de l’Université de Montréal, Mgr Irénée Lussier, de même que le ministre québécois de la Santé, le Dr Albini Paquette.

L’architecte et la conception du pavillon 12

Les plans de ce bâtiment proviennent de l’architecte montréalais Emmanuel-Arthur Doucet. Ce dernier est né en 1888 au Massachusetts aux États-Unis, déménage au Canada au début des années 1900. Il obtient un diplôme en architecture de l’École Polytechnique de Montréal en 1912. Au cours de sa carrière, il œuvre principalement sur des édifices à Montréal. Il est entre autres connu pour l’architecture de l’église catholique Notre-Dame-des-Victoires et son implication dans l’élaboration du théâtre Granada, aujourd’hui appelé le théâtre Denise-Pelletier.

Le bâtiment 12, construit au coût de 800 000$ (dont 600 000$ proviennent du gouvernement du Québec), est en forme de la lettre L. D’un style institutionnel typique des années 1950, il a une superficie de 12 000 pieds carrés (300 pieds de long par 45 pieds de large). Le bâtiment est réparti sur deux étages ainsi qu’un sous-sol. Le pavillon 12 est construit afin d’abriter des laboratoires de virologie et des laboratoires de production de vaccins contre la polio, la grippe et autres maladies virales.

L’utilisation du pavillon 12

Une fois construit, l’édifice sert principalement à la production du vaccin antipoliomyélitique de méthode Salk, un vaccin de type inactivé découvert par le biologiste américain Jonas Salk en 1953. Le vaccin de Salk permet au sang de produire des anticorps contre la polio. Les anticorps produits par le sang grâce au vaccin sont semblables aux anticorps produits par les personnes naturellement immunisées à cette maladie. En 1957, grâce à la construction de cet édifice, l’Institut produit ses premiers vaccins antipolio Salk et les distribue aux Services de Santé au coût de 1,50$ la dose. Le vaccin antipoliomyélitique est produit grâce à la culture de tissus provenant de reins de singes rhésus (Macaca Mulatta). Pour cette raison, des locaux du sous-sol du pavillon 12 sont utilisés pour abriter des milliers de ces primates importés d’Inde.

En plus du vaccin Salk, la production de vaccin contre la grippe asiatique est aussi en marche à cette époque. Lors de l’éclosion de la grippe asiatique en 1957, l’Institut est le premier à distribuer le vaccin aux Services de santé et de l’Armée canadienne. Pendant une dizaine d’années, une portion du bâtiment sert à fabriquer le vaccin contre l’influenza. Les laboratoires ont la capacité de produire plus de six millions de doses de vaccin annuellement. Le pavillon sert aussi de laboratoire pour la recherche sur les virus respiratoires.

Le gouvernement de l’époque pouvait donc s’appuyer sur l’Institut pour répondre à la demande de production de vaccins. Ce bâtiment aura servi à la production du vaccin antipoliomyélitique, du vaccin contre l’influenza et la grippe asiatique. Il aura ainsi servi à protéger la population canadienne des maladies virales.

Aujourd’hui, le pavillon d’Hérelle maintient sa vocation scientifique, alors qu’il abrite le service de recherche en épidémiologie, en plus d’héberger différents services administratifs, dont Service des archives et de la gestion documentaire de l’INRS.

Félicia Joly
Stagiaire en Techniques de la documentation au Collège Lionel-Groulx, hiver 2023

Toutes les photographies proviennent du fonds d’archives de l’Institut Armand-Frappier, sauf le portrait d’Emmanuel-Arthur Doucet (tiré de Raphael Ouimet, Biographies canadiennes-françaises, Ottawa, J.A. Fortier, 1926, page 318; récupéré sur https://collections.banq.qc.ca/ark:/52327/2634229 en mars 2023)

Ce texte a été écrit par Lauriane Lamotte, étudiante en archivistique à l’Université de Montréal, dans le cadre de son stage à l’INRS

Au début de la pandémie de COVID-19, plusieurs personnes comparaient ce nouveau virus à une simple grippe en raison de symptômes semblables. On minimisait son importance et les risques de contamination. Deux ans plus tard, nous avons appris du coronavirus et nous avons constaté ses dégâts. Pourtant, si l’histoire nous a appris quelque chose, la grippe, ou plutôt l’influenza, a longtemps été dévastatrice. Chaque décennie voyait le virus muter et s’adapter pour attaquer les populations. C’est grâce au travail de nombreux scientifiques que nous avons pu contrôler l’impact de cette maladie au point où les gens confondent aujourd’hui le virus de la grippe avec un simple rhume.

L’influenza a existé sous plusieurs formes avant d’être connue comme la grippe commune. Le virus frappe intensément au début du XXe siècle et évolue rapidement, causant des milliers de décès chaque fois qu’une nouvelle épidémie émerge. Dans l’optique de trouver une solution qui permettra de contrôler le virus et d’amenuiser les dommages, les scientifiques travaillent d’arrache-pied à la conception d’un vaccin efficace.

Source : Fonds IMHUM/IAF (01-128)

Le rôle de l’Institut de Microbiologie et d’hygiène de l’Université de Montréal dans la lutte contre l’influenza

Le Québec doit énormément à l’Institut de Microbiologie et d’Hygiène de l’Université de Montréal pour la lutte contre le virus de l’influenza. L’IMHUM travaillera main dans la main avec le ministère de la santé, le gouvernement canadien et les autres centres de recherches internationaux afin d’enrayer ce problème.

 L’IMHUM combat plusieurs versions de l’influenza, virus en constante évolution, et développe un vaccin efficace dans le contrôle de la maladie grâce aux œufs de poulet. Grâce à la contribution de l’IMHUM, le Québec voit les cas et les complications dues à l’infection diminuer. Cette lutte acharnée se produit sur plusieurs décennies et continue à être d’actualité aujourd’hui.

La grippe asiatique

Source : Fonds IMHUM/IAF (01-121)

Source : Fonds IMHUM/IAF (01-122)

La grippe asiatique, ou la grippe A, fait son apparition en 1956, en Asie. Au Québec, l’épidémie frappe durement en septembre 1957. Plus virulente que la grippe commune, la grippe A peut entraîner des complications et laisser des lésions. Le virus frappe rapidement la province, entraînant la fermeture d’écoles et d’hôpitaux afin de prévenir la contamination. Moins mortelle que la grippe commune, elle touche cependant un plus grand nombre de personnes. En quelques semaines, la grippe atteint un sommet et cause quelques décès.

Les journaux s’emparent de la nouvelle et diffusent l’information à son sujet. À l’époque, les journaux demeurent une manière efficace de communiquer avec la population québécoise afin de leur transmettre les directives du ministère de la santé. On y retrouve les recommandations les plus récentes tel que l’isolement volontaire. On y fait état des fermetures d’hôpitaux ou d’école afin de limiter les éclosions. Les titres sont sensationnalistes et insistent sur la gravité de la situation.

Ce virus découlant tout de même d’une souche d’influenza, l’IMHUM, sous la direction de Jean Tassé et la participation du Dr Vytautas Pavilanis, est en mesure de mettre rapidement en place un vaccin pour protéger les citoyens et réduire le risque d’infection. Un programme d’immunisation est mis en place afin de vacciner la population le plus rapidement possible en commençant par les travailleurs de la santé et des services essentiels. Les livraisons de vaccins débutent dès la fin septembre 1957.

Fonds IMHUM/IAF (624_02_009) Photographe : André-Paul Cartier

Un vaccin à base d’œuf

Le vaccin développé à l’Institut est produit à l’aide d’œufs fertilisés et du liquide amiotique contenu dans ceux-ci. Après avoir été incubé pour une période de 11 jours, l’œuf est inoculé avec une petite quantité du virus puis remis dans l’incubateur pour une période de 48 à 72 heures. Cette période d’incubation permet au virus de se multiplier dans l’œuf. On remarque dans la photographie plus haut les techniciennes qui effectuent le mirage des œufs afin de s’assurer que ceux-ci sont bien fécondés et qu’ils se développent correctement. Il est important que les œufs soient embryonnés afin de récolter le liquide amiotique par la suite.

Fonds IMHUM/IAF (01-031)

De grandes quantités du virus sont nécessaires afin de développer le vaccin et de le fournir la population québécoise. Ci-dessous, une technicienne présente un flacon de solution contenant un concentré du virus de l’influenza. Étant donné la dangerosité du contenu, les flacons devaient être manipulés avec soin. Un flacon fracassé au sol pouvait infecter un grand nombre de travailleurs rapidement et pouvait même être mortel dans certains cas. Si on peut croire le sourire rassurant de cette technicienne, le virus est entre bonnes mains. À l’arrière de la femme, nous pouvons voir un réfrigérateur contenant d’autres produits de laboratoire nécessitant d’être conservés au frais.

Fonds IMHUM/IAF (624_02_005) Photographe : Taillefer

À la fin de la période d’incubation, le virus est ensuite prélevé dans l’œuf. À l’aide d’une solution à base de formol, on rend le virus inactif. Puis, le produit obtenu est concentré par un processus de centrifugation. Une solution est enfin ajoutée au produit afin de le diluer. Le produit résultant de ces manipulations est le vaccin qui servira à combattre la grippe A. Le vaccin est produit en grande quantité et distribué au travers de la province.

On peut voir ci-dessous les œufs embryonnés, prêts à fournir leur liquide amiotique pour la production du vaccin. L’assistante de laboratoire, Liliane Choquette, manipule avec soin la solution du vaccin tant prisée par les services de santé publique. Cette solution liquide sera ensuite concentrée, purifiée et mise en ampoule par l’Institut. On remarque le port du masque, important pour limiter l’infection en cas de contamination ou de bris. Ce masque est épais et couvre le nez et la bouche.

Fonds IMHUM/IAF (624_02_007) Photographe : Canada Wide Photo

Travaillant depuis déjà plusieurs années sur des vaccins contre l’influenza, l’IMHUM est familière avec l’évolution d’une telle maladie et les techniques de production d’un vaccin. Rapidement, l’Institut de Microbiologie et d’Hygiène de l’Université de Montréal est en mesure de fournir un vaccin efficace pour protéger la population québécoise. On estime alors que l’Institut utilise plus de 120 000 œufs fertilisés par semaine dans sa lutte contre la grippe A.

Afin de pouvoir répondre aux besoins de la population, cette épidémie d’influenza amènera l’Institut à investir dans l’achat d’incubateurs supplémentaires. Rapidement, les chercheurs de l’Institut réussissent à . L’Institut produit près de 10,000 doses par semaine vers la fin du mois de septembre 1957. Avec l’arrivée de nouveaux incubateurs, ils espèrent réussir à produire près de 30,000 doses par semaine. C’est avec grande fierté que l’IMHUM fourni une protection à triple efficacité qu’on affirme être le meilleur vaccin antigrippe au monde!

Fonds IMHUM/IAF (01-039)

C’est sans crainte que les scientifiques offrent leur bras pour tester le vaccin. Tel que le démontre la photographie ci-bas, le Dr Jean Tassé est le premier à tester l’efficacité de celui-ci. Le Dr Pavilanis, ayant travaillé d’arrache-pied au développement du vaccin, inocule son collègue. Ce dernier prend le bras du Dr Tassé pour injecter le vaccin dans son épaule. Le Dr Tassé ne montre aucun signe d’inquiétude ou de stress sur ce cliché.

Fonds IMHUM/IAF (624_01_586) Photographe : André Levac

À la suite de ces premiers tests, c’est avec confiance que l’IMHUM entame la distribution du vaccin. Celui-ci sera envoyé au ministère de la santé qui effectuera la distribution dans les centres de vaccination, les hôpitaux, les pharmacies et les bureaux de médecin. En quelques mois, la majorité des résidents du Québec est vaccinée et le virus décline en force. Comme le démontre l’apparition de la grippe de Hong-Kong en 1968, le virus n’est pas complètement enrayé mais la recherche scientifique a permis une maîtrise rapide et efficace de celui-ci. La recherche effectuée lors de la grippe A aura permis de transformer l’épidémie d’influenza en problème endémique beaucoup moins grave.

La mise en boite de dossiers provenant de nos classeurs est une opération qui permet d’archiver des ensembles de documents n’ayant plus d’utilité courante.

Toutefois, avant d’envoyer vos boites au SAGD, assurez-vous de faire un premier tri dans vos dossiers. Ceci permet de sauver beaucoup de temps lors les étapes subséquentes du traitement des boites.

Voici quelques éléments à supprimer des dossiers avant de procéder à un transfert :

• les brouillons ou versions préliminaires d’un document
• les doublons ou photocopies
• des copies papier de documents qui existent sous format numérique et qui sont dans Constellio ou Teams/Sharepoint
• les notes de transmission
• les documents de référence, informels ou superflus (articles de périodiques, dépliants, rapports et publications externes, catalogues, documents de référence techniques, etc.)

De plus, veillez à ne pas archiver les exemplaires secondaires de documents :

• Ce sont des dossiers qui contiennent des copies de documents ne relevant pas de votre unité. Il s’agit généralement de copies d’originaux produits par d’autres services.

Pour plus d’informations au sujet des exemplaires secondaires, voir : https://www.sagd.inrs.ca/exemplaire-principal-vs-exemplaire-secondaire/

Enfin, lors de la mise en boite, s’assurer :

• d’utiliser des boîtes d’archives de format standard (40 x 31 x 26cm; 16 x 12 x 10po)
• de mettre vos documents dans des chemises de carton, à la verticale; identifier le dossier, soit avec une étiquette ou en écrivant sur l’onglet de la chemise
• de retirer les pochettes plastique, cartables à anneaux, chemises suspendues, élastiques ou tout autre item qui gaspille de l’espace
• afin de maximiser l’espace dans nos dépôts, attendre d’avoir des boîtes pleines avant de les transférer
• pour les dossiers qui ne sont pas dans Constellio, faire une liste des dossiers avec titre et date (envoyer au archives@inrs.ca + mettre une copie dans la boite)

Pour les instructions sur le déclassement des dossiers se trouvant dans Constellio, voir : https://www.sagd.inrs.ca/wp-content/uploads/2018/05/MAN-2018-Constellio-Personnes-ressources-chap-6.pdf

Merci de votre collaboration!
L’équipe du Service des archives et de la gestion documentaire
archives@inrs.ca
www.sagd.inrs.ca

L’avènement du numérique a apporté de nombreux bénéfices pour les employés de milieux fortement informatisés (comme l’INRS) : édition facile de documents, partage de fichiers, gain en espace dans les bureaux par le retrait de classeurs, etc.

Avec le document informatique vient aussi plusieurs considérations : sécurité et intégrité du document, repérage et accessibilité (d’où le besoin d’un bon classement), choix du bon format (.docx ou pdf?), etc.

Une de ces considérations est souvent oubliée : le nommage des fichiers.

Le clip vidéo ci-dessous vous offre un bref aperçu des bonnes habitudes à prendre lorsque vient le temps de donner un nom à un fichier informatique. Bon visionnement!

Pour un meilleur visionnement, n’oubliez pas choisir l’option de plein écran de Viméo :